La definición de la palabra “tiempo” siempre ha estado influenciada por diferentes contextos, valores y creencias. El tiempo puede definirse como agente organizador de la vida social, que supone una sincronización y aceptación generalizada de los horarios de trabajo y descanso, de los ritmos de intensidad en las tareas y de las pautas sociales en la planificación del trabajo y el ocio, entre otras muchas cuestiones de nuestro día a día.
Con la industrialización se produjo un gran cambio en la concepción del tiempo. La sociedad pasó de regirse por los ciclos naturales del mundo agrícola a hacerlo en base al control de los procesos de producción en las fábricas marcados por el reloj.
Actualmente, la dimensión temporal del trabajo se ha vuelto especialmente relevante debido a la expansión global, la competencia y la creciente demanda de disponibilidad inmediata de productos y servicios. A esto hay que añadirle las nuevas configuraciones laborales, como son el trabajo flexible, el teletrabajo o la economía digital que están modificando sustancialmente la concepción y el uso del tiempo tanto en el trabajo como fuera de él.
La complejidad de la gestión del tiempo en la actualidad
Una idea común entre las sociedades es que el tiempo resulta un recurso imprescindible para cualquier actividad (Ballenato, 2007).
Si bien, parece contradictorio que los avances de los últimos tiempos no hayan conseguido reducir los tiempos de trabajo sino más bien todo lo contrario en algunos aspectos. La complejidad de las ciudades impone pasar más horas en el transporte, las jornadas laborales no se han reducido de forma equiparable a los desarrollos tecnológicos, como tampoco lo han hecho en igual medida los tiempos dedicados a tareas domésticas o del hogar.
Las multitareas están a la orden del día: realizar o atender llamadas mientras se almuerza o se toma un descanso, revisar el correo mientras se pone la lavadora o se lleva a los niños al colegio.
Y, además, todo ello con un ritmo acelerado: cada vez se emplea menos tiempo en comidas, en horas de sueño o en disfrutar de un rato de ocio.
De esta forma, se habla del tiempo como el recurso que todos desean y de la falta de este como la nueva pobreza del siglo XXI (Dannoritzer, 2018).
Sin embargo, cada día disponemos del mismo tiempo, 24 horas que son disponibles para todos, limitadas e intransferibles. Esto nos hace reflexionar y llegar a entender que el tiempo no puede ser modificado; únicamente la forma en que las personas hacemos uso de nuestro tiempo puede ser influenciada.
¿Cómo nos afecta el modo de organizar y administrar el tiempo en el trabajo? Una mala gestión del tiempo afecta a la calidad de vida de las personas a través de la exposición a riesgos como el burnout, el estrés y la insatisfacción laboral. Por ello, tanto en el contexto social como en el contexto laboral actual, existe una necesidad de incorporar formas para una adecuada administración del tiempo, así como de capacitación o entrenamiento en la autogestión u organización propia del tiempo de trabajo entre los trabajadores.
La importancia de saber administrar el tiempo
Estudiada desde los años 50 y 60, la gestión del tiempo puede entenderse como la técnica o herramienta para administrar y controlar el tiempo, cuyo fin es la ayuda al individuo para lograr determinados objetivos o metas.
Claessens, Eerde, Rutte y Roe (2007), argumentan que la gestión del tiempo se basa principalmente en tres tipos de comportamientos:
- Comportamientos de evaluación del tiempo, que suponen la conciencia del pasado, presente y futuro, y la autopercepción del uso del tiempo. Ayudan a aceptar tareas y responsabilidades en función de las capacidades de uno mismo.
- Comportamientos de planificación, que se dirigen al uso efectivo del tiempo, como puede ser establecer objetivos, planificar tareas y/o priorizar actividades.
- Monitoreo de comportamientos, que implica observar el uso del tiempo durante la realización de tareas. Esto aporta retroalimentación y permite optimizar el uso del tiempo, por ejemplo, mediante el control de la influencia de interrupciones.
Lo anterior distingue el hecho de que el uso del tiempo no puede ser perseguido de manera individual. Sus relaciones, tanto positivas como negativas, y la importancia de gestionar el tiempo se centran en alguna actividad dirigida por objetivos.
Las personas nos movemos constantemente por objetivos, somos proactivos e intencionales. Tomamos constantemente decisiones sobre cómo asignar nuestro tiempo y, por ello, resulta cada vez más necesario mejorar la forma de toma de decisiones para estructurar, proteger y adaptar el tiempo a condiciones cambiantes (Aeon y Aguinis, 2017); es decir, mejorar la forma de gestionar nuestro tiempo.
Son muy conocidos algunos de los métodos de gestión o administración del tiempo de investigadores como McCay (1959), que emplea registros de tiempo y programas de formación sobre la planificación diaria, la priorización de tareas y la gestión de imprevistos; o Drucker (1967), centrado más en el ámbito de la dirección, el lugar de trabajo y la relación entre la administración del tiempo y el concepto de eficacia y eficiencia.
No obstante, atrás han quedado las simples listas de tareas y la organización de las mismas en agendas. Actualmente, la administración del tiempo va más allá y, además de incluir la planificación de tareas y el control del tiempo, comprende la priorización de actividades en base a unos valores y a la fijación de metas y objetivos. Unas metas y unos objetivos cuyo logro está relacionado con la eficiencia y el desarrollo profesional y personal.
¿Qué entendemos por una adecuada gestión del tiempo?
Con el fin de aportar una definición en el ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales, se puede entender que una gestión del tiempo es adecuada cuando las condiciones en el trabajo son oportunas, facilitan la actividad y el desarrollo de las competencias personales y laborales, y favorecen un equilibrio entre el tiempo dedicado a la actividad profesional y el tiempo dedicado al ocio o la vida personal.
La esencia de una buena gestión del tiempo podría resumirse en tres acciones:
- La planificación de tareas en base al tiempo (qué hacer y cuándo hacerlo).
- La ejecución de tareas (cómo hacerlo y en cuánto tiempo).
- Y el conocimiento de las características (internas o externas) y cualidades (positivas o negativas) que influyen en el manejo del tiempo.
Eficacia y eficiencia
El término eficacia está relacionado con la consecución de objetivos, proyectos o servicios mientras que la eficiencia atiende a la forma en cómo se logra lo anterior tomando en consideración el coste de tiempo y de recursos empleados en las tareas.
Técnicamente, podemos decir que se hace un uso eficiente del tiempo cuando, en primer lugar, se es eficaz, es decir, se logran los resultados esperados y, además, se lleva a cabo una mejor utilización de los recursos. Un ejemplo de gestión eficiente del tiempo en el trabajo es emplear menos tiempo en realizar una tarea o realizar un mayor número de tareas en el mismo tiempo.
Hablamos de saber asignar a cada tarea el tiempo que le corresponde y dar las mismas por finalizadas cuando invertir más tiempo en ellas no supone ningún valor añadido, quizás huyendo del perfeccionismo sin valor.
La Ley de Pareto, más conocida como la regla del 80/20, aplicada al estudio del manejo del tiempo, manifiesta que aproximadamente el 80% de las consecuencias o resultados del trabajo puede ser objetivo del 20% de las tareas que realizamos.
Otro método de productividad es el creado por Eisenhower según la matriz urgente-importante:
En la priorización de las tareas, el groso de tiempo y atención debe recaer sobre las actividades que se encuentran en el cuadrante II. Son estas las actividades y tareas que nos acercan a los resultados esperados si hacemos un buen uso y manejo del tiempo; es decir, si bajo nuestra planificación y prioridad no permitimos que estas lleguen a convertirse en urgentes.
Se trata de anticipar acciones, de tener disciplina y flexibilidad ante los cambios en base a la formulación de objetivos y la identificación de las tareas más importantes.
Planificación y programación
Una vez establecidos los objetivos y priorizadas las tareas, el siguiente paso es planificar qué se va a hacer, en cuánto tiempo y en qué momento.
La planificación es, para muchos, el pilar de una buena gestión del tiempo a pesar de haber quienes prefieren no emplear tiempo en hacer listas de tareas, llevar consigo agendas o dar plazos a las cosas.
Hoy en día, las herramientas y aplicaciones de planificación y programación que ayudan a gestionar el tiempo son múltiples, por lo que cada profesional en particular debe decidir qué método es el más adecuado para sí.
A modo de resumen, las pautas de una buena planificación suelen ser las siguientes:
- Enumerar las actividades a realizar, ordenadas según proyecto y fecha de finalización.
- Priorizar las actividades, evaluando la importancia que tienen sobre los resultados.
- Planificar un programa de actuación, siendo realista con la cantidad de trabajo y el tiempo que se necesita para cada tarea, dejando espacio para imprevistos y evitando distracciones o cuestiones que suponen pérdida de tiempo.
- Actualizar la planificación ante cambios o imprevistos.
- Revisar y optimizar la planificación en función de los logros y debilidades detectadas con el fin de mejorar el manejo del tiempo.
El autoconocimiento aplicado a la autogestión del tiempo de trabajo
Desde hace tiempo, el término “gestión del tiempo” ha conseguido evolucionar hasta la autogestión personal. Así, desde una óptica preventiva, resulta fundamental conocer y ser conscientes de las características individuales de cada uno en lo que a autogestión del tiempo se refiere.
Jornadas largas o con mucha carga de trabajo disminuyen la eficacia y producen graves problemas para la salud. Si bien, es fundamental conocer cuándo se está cansado y programar pausas o descansos durante la jornada laboral y prestar atención a los síntomas para interrumpir la actividad si aparecen.
El ritmo biológico de cada persona puede ser distinto, habiendo personas cuyo nivel de rendimiento es más alto a primera hora de la mañana o, por el contrario, personas que son más productivas por la tarde. En este sentido, como regla general, es preferible programar las tareas que requieren una mayor concentración y un mayor empleo de recursos cognitivos a primera hora de la mañana, pero lo cierto es que esto debería depender del ritmo biológico de cada persona.
Cuestión distinta es el debate acerca de ser vespertino o matutino y el hecho de modificar los horarios de trabajo en base a ello, hasta el punto de llegar a trabajar solo de noche por decisión propia. El trabajo nocturno, práctica muy habitual en las formas de trabajo flexible, desde el hogar y en modalidad de teletrabajo, sin duda alguna, no puede considerarse un factor de buena gestión del tiempo. Son muchos los informes y estudios publicados que demuestran y argumentan los graves problemas de salud que presentan las personas que alteran su reloj biológico (Nordic Council of Ministers, 2014).
Los ladrones del tiempo
Conocidos por todos, los principales distractores y enemigos del tiempo en el trabajo son el teléfono, el email y las redes sociales. Es difícil mantener la concentración y el rendimiento en un entorno rodeado de TICs y constantes notificaciones junto a la dependencia o necesidad psicológica de estar conectados ininterrumpidamente.
Las reuniones también suelen ser fuente de pérdida de tiempo junto con las interrupciones de terceros, las salidas, los desplazamientos, los momentos de desmotivación y de crisis, la procrastinación o postergación de tareas, la falta de delegación y la dificultad para decir “no”, entre otros.
Algunas recomendaciones para evitar lo anterior son:
- Establecer un tiempo para realizar llamadas, contestar mensajes y ocuparse de las redes sociales. No mantener el correo abierto y desactivar las notificaciones de los dispositivos.
- Evitar la mensajería instantánea y las redes sociales como medio de comunicación en el trabajo. Existen formas menos intrusivas de comunicarse entre compañeros o clientes: el correo electrónico.
- Marcar objetivos para las reuniones, límite de tiempo y descartarlas si no son indispensables o existe otra forma de conseguir el mismo resultado en menos tiempo.
- Informar a tu entorno de la intención de gestionar adecuadamente tu tiempo y pedir colaboración. En la medida de lo posible, aplazar o dar negativa a las interrupciones si no son importantes.
Fuentes y enlaces de interés:
Acosta, J. (2008). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. ESIC.
Ballenato, G. (2007). Gestión del tiempo: En busca de la eficacia. Pirámide.
Claessens, B. Van Eerde, W., Rutte, C. y Roe, R. (2007). A reviweof the time management literature. Personnel Review, 36.
Drucker, P. (1967). The effective executive. Nueva York: harper & Row.
McCay, J. (1959). The management of time. Prentice Hall.
Aeon, B. y Aguinis, H. (2017). It’s about time.
Nordic Council of Ministers (2014). Working hours and health.
Autora:
Irene Gómez Pavón – Técnico Superior PRL en MetaContratas.
