Cuando acabamos de empezar a montar nuestra empresa o comenzamos a trabajar para una, se solicita una serie de documentos para ir formalizando el proceso. Si bien es algo tedioso (como cualquier trámite burocrático) la mayor parte de las ocasiones proporcionamos la documentación que se nos solicita y listo. Cuando se trata de documentación propia y teniendo a nuestra disposición los medios para obtenerla, la tarea si bien tediosa es realizable.
Hay documentación que estamos bastante acostumbrados a presentar, como por ejemplo nuestro DNI, títulos académicos, seguros… Generalmente solemos tener “a mano” dicha documentación , pero, ¿qué pasa con aquellos documentos que no solemos usar?
Muchas veces la memoria puede jugarnos una mala pasada a la hora de ubicar la documentación, darle sentido o coherencia o incluso aportar la documentación correcta cuando se nos solicita. A veces incluso podemos caer en el error de aportar un documento antiguo en lugar del más actualizado o en plena vorágine de nuestra actividad, haber pasado por alto la necesidad de actualizar la documentación que creíamos que seguía siendo funcional. Poco a poco, estos errores tienden a paralizar el proceso de lo que intentemos hacer hasta que se ponga solución y consume el recurso más valioso de todos:
El tiempo.
Estas gestiones suelen ser paralelas a la actividad que pretendamos desempeñar (Nuestro trabajo) y pueden ponerse en el camino de nuestras verdaderas tareas, lo cual convierte el proceso de realizar nuestra actividad principal en algo frustrante y tedioso. ¿Cuál es la solución entonces?
Primero, veamos qué hay que considerar:
1: ¿Qué debemos considerar?:
Puede parecer algo baladí pero desde el primer momento en el que comenzamos a organizar y dar forma al proyecto que tenemos entre manos ya estamos con las manos “llenas de papeles”. En el artículo 23 de la ley de prevención ya nos está hablando de que debemos elaborar y conservar una serie de documentos considerados imprescindibles, pero no especifica la forma en la que debe conservarse:
“Artículo 23. Documentación
1. El empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral la siguiente documentación relativa a las obligaciones establecidas en los artículos anteriores:
a) Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, y planificación de la acción preventiva, conforme a lo previsto en el artículo 16 de la presente Ley.
b) Medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse.
c) Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, de acuerdo con lo dispuesto en el tercer párrafo del apartado 1 del artículo 16 de la presente Ley.
d) Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores previstos en el artículo 22 de esta Ley y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo.
e) Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará, además, la notificación a que se refiere el apartado 3 del presente artículo. 2. En el momento de cesación de su actividad, las empresas deberán remitir a la autoridad laboral la documentación señalada en el apartado anterior.
3. El empresario estará obligado a notificar por escrito a la autoridad laboral los daños para la salud de los trabajadores a su servicio que se hubieran producido con motivo del desarrollo de su trabajo, conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente.
4. La documentación a que se hace referencia en el presente artículo deberá también ser puesta a disposición de las autoridades sanitarias al objeto de que éstas puedan cumplir con lo dispuesto en el artículo 10 de la presente Ley y en el artículo 21 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.”
Figura 1: El artículo 23, refleja las obligaciones generales del empresario de cara a la prevención de riesgos, sin embargo las obligaciones van más allá de la documentación de carácter preventivo.
El Real Decreto 171/2004, por su parte nos habla del intercambio de información entre las empresas que participan conjuntamente en una actividad, lo que lleva a la creación de nueva documentación que permita considerar las circunstancias conjuntas que conlleva la actividad simultánea de las empresas concurrentes (Documentos que contemplen las particularidades de la actividad de cada empresa y que permitan entender cómo la presencia de cada una de ellas infiere en el panorama colectivo).
Todo esto tiene que organizarse de alguna manera, debemos ser cautos al elaborar, procesar, actualizar y almacenar la documentación que vamos obteniendo y generando. Si nuestra actividad no resulta especialmente compleja, es posible que no necesitemos demasiados documentos y nos baste con nuestro fiable archivador y un gestor con una memoria portentosa, sin embargo la memoria puede fallar y a la larga, la documentación varía, expira, se actualiza y se modifica según las necesidades de nuestra actividad. ¿Cómo podemos hacer para evitar que esto se nos atragante? Sencillo: Estableciendo un buen sistema documental.
2: El sistema documental.
Desde el momento en el que comenzamos a elaborar nuestro plan de Prevención, hacer nuestra evaluación inicial y comenzamos a movilizar el papeleo de la empresa o desde que comenzamos a mover nuestro papeleo personal para comenzar a bucear en el mundo laboral, es bastante importante realizar un trabajo minucioso. No sólo tenemos la necesidad de disponer de esta documentación para nuestro trabajo con otras empresas, sino que también puede ser exigible (y lo será eventualmente) por las autoridades.
Por tanto, desde el primer momento debemos planificar cómo iremos organizando los documentos que vayan apareciendo y elaborando un sistema que nos permita clasificar todos esos documentos.
Este sistema documental va íntimamente relacionado con nuestro manual y nuestro plan de prevención, donde por lo general guardaremos registros, procedimientos, instrucciones, formatos de futuros documentos.
El sistema debe tener localizados los documentos tanto si los tenemos almacenados de forma física como si los tenemos almacenados de forma digital y debe ser capaz de funcionar de forma flexible, para adaptarse a las posibles adaptaciones, cambios y mejoras que podamos implantar en nuestra empresa.
Para poder ubicar dichos documentos en primer lugar deberemos ser capaces de integrar un sistema de codificación, un índice con algunas descripciones que nos permitan entender a qué corresponde cada código y donde tenemos que mirar para ubicar lo que necesitamos.
(Bien sea numérico, bien sea una combinación de nombres y números, versiones, etc… el sistema debe responder a las necesidades de nuestra estructura y forma de funcionar, de tal manera que entendamos con rapidez dónde ubicar cada cosa) Debe ser simple, funcional e intuitivo, permitiendo crear orden a cualquiera que deba utilizarlo.
En segundo lugar necesitaremos tener un espacio seguro desde el cual podamos acceder a dicha documentación con facilidad y que garantice que puede conservarse de forma adecuada. Dicho espacio deberá ser compatible con la estructura que hayamos dado a nuestro sistema documental, de nada nos sirve crear 50 categorías para localizar con facilidad los documentos si luego los tenemos desperdigados por diferentes departamentos en casilleros que no tienen ningún orden concreto. Además consideremos que el tamaño debe ser acorde a la previsión de la documentación que vayamos a utilizar.
En tercer lugar, debe ser capaz de funcionar a largo plazo. Un buen sistema documental será flexible y nos permitirá ampliar nuestra biblioteca de documentos sin necesidad de recurrir a un cambio severo en nuestra forma de organizarnos. Si se hace bien desde el principio, sólo será necesario implantarlo una vez, de lo contrario, nos veremos interpretando toda la documentación que habíamos clasificado previamente y adaptando todos aquellos documentos para darles un nuevo lugar en nuestro nuevo sistema documental. (Recordemos, no es lo mismo hacer esto con 5 documentos que con 500).
En cuarto y último lugar, deberá ser capaz de permitir un seguimiento de nuestra documentación. Para que sea eficaz, nuestro sistema documental debe permitirnos saber qué tenemos que revisar y actualizar de ser necesario, cuándo comenzó a funcionar dicha documentación, y dónde ubicar las versiones actualizadas y las caducadas (¿Sustituye el documento nuevo al antiguo en su posición?, ¿Se mantienen ambos documentos en una misma carpeta o categoría añadiendo V1, V2… etc según vamos actualizando?, ¿Cuánto tiempo debemos tener la documentación almacenada? Son preguntas importantes que debemos hacernos al respecto).
Lo sabemos, este tipo de tareas requieren de un fuerte ejercicio de reflexión, previsión y algunos conocimientos adicionales que pueden resultar importantes para establecer un sistema funcional y duradero. Tendremos que hacer un balance sobre la cantidad de tiempo que suponga dar orden a nuestra documentación y la cantidad de información que proporcione nuestro sistema y buscar ese punto intermedio, después de todo cada empresa es un mundo totalmente distinto.
A pesar de todo, en el mundo en el que vivimos actualmente, el acceso a información sobre cómo llevar nuestro sistema documental a la excelencia es fácilmente accesible y con un poco de trabajo de investigación podemos encontrar información y herramientas suficientes para crear el nuestro propio.
3: ¿Cómo puedes mejorar tu sistema documental?
Es un tema controvertido, como hemos dicho, cada empresa tiene su propio método de organización a este respecto y en general es algo que tiene que averiguar en base a sus propias necesidades. Es fundamental hacerse preguntas y tener inquietudes para saber dónde puedes mejorar el sistema para hacerlo más eficaz o hacer que consuma menos tiempo y por tanto buscar las respuestas adecuadas a dichos problemas, preguntas como:
“¿Tendré que ampliar el almacenamiento de mi sistema documental de aquí a los próximos años si seguimos almacenando documentación a este ritmo?”
“¿Cómo simplifico la organización de los documentos para que no tenga que abrir 15 carpetas distintas para encontrar lo que necesito?”
“¿Cómo puedo saber en cada momento el siguiente documento que va a ser necesario actualizar?”
Se puede crear un sistema sólido si se hacen las preguntas correctas.
Podemos ayudarte a hacerlo sencillo:
En Metacontratas llevamos 25 años haciéndonos las preguntas correctas a diario para comprender cómo algunos retoques en un sistema documental pueden pasar a convertir un sistema “Correcto” a un sistema funcional, sencillo y adaptado a quien lo usa.
Hemos recabado toda esa información que puedas necesitar para entender cómo funciona un sistema documental eficaz en nuestros cursos especializados bonificables. Ahorra tiempo y recursos, te lo ponemos muy fácil:
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-Avisos de documentación próxima a caducar y la posibilidad de extraer informes completos sobre el estado de la documentación.
-Accede desde cualquier sitio, el almacenaje en la nube permitirá que todo lo que vaya modificándose se actualice en tiempo real para todo el personal implicado.
¿Queridas lectoras y lectores cuál es el mayor problema al que pensáis se enfrenta un sistema documental? ¿Tenéis algún método preferente? ¡Compartid vuestras experiencias en los comentarios!
FUENTES Y ENLACES DE INTERÉS:
Ley 31/1995 Prevención de riesgos
Real Decreto 171/2004 Coordinación de Actividades Empresariales
