Es frecuente que las empresas se enfrenten a auditorías tanto externas como internas, siendo estas una de las herramientas que tienen todos los sistemas de gestión para tener la certeza de la eficacia y adecuación de estos. Además, se evidencia así el nivel de cumplimiento con relación a un requisito solicitado.
Por lo tanto, podríamos decir que las auditorías son herramientas de mejora y por ello, vamos a analizar algunas de las cuestiones que los clientes suelen realizar durante el proceso de implantación y auditoría de los diferentes sistemas de gestión (calidad, seguridad y salud, medio ambiental, etc).
¿Qué diferencia existe entre las inspecciones y las auditorías?
Son dos de las herramientas que se suelen confundir al tener en común diversos aspectos.
Una inspección analiza el equipo o sistema valorando el funcionamiento justo en ese momento (ni antes ni después), siendo así un análisis del cumplimiento de los requerimientos solicitados en un momento puntual.
Una auditoría analiza el funcionamiento general del sistema de gestión. No se busca el cumplimiento en un momento puntual, si no que se busca la eficacia del sistema de gestión a lo largo de un período de tiempo.
¿Cuánto tiempo debe durar una auditoría? Muestreo que se selecciona en caso de ser necesario
El número de jornadas laborales para llevar a cabo la auditoría depende del contexto y la naturaleza de la empresa, su complejidad, requisitos legales o número de trabajadores, entre otros factores.
Sí es cierto que en la mayoría de las ocasiones no es posible dedicar demasiado tiempo a una auditoría por lo que es necesario seleccionar una muestra. No significa que los resultados de una auditoría no sean significativos al no auditar toda la empresa al completo. De esta manera, si se han fijado los objetivos, el alcance y el plan de auditoría correctamente, el número de jornadas dedicadas a la auditoría será siempre el apropiado.
¿Una no conformidad significa que no se puede obtener un sistema de gestión?
Negativo. Depende de la clase de no conformidades que se hayan detectado y si influyen en la eficiencia del sistema de gestión para cumplir con los criterios establecidos.
Siempre se solicita la información objetiva que sea necesaria y según las conclusiones derivadas de la información que se haya recogido se establecerá si el sistema consigue sus objetivos.
Si hay más de un sistema de gestión implementado en la empresa, ¿es obligatorio auditar a la vez el resto?
No es cierto. Los diferentes sistemas de gestión pueden auditarse en auditorías separadas o a la vez. La empresa puede focalizar la realización de las auditorías en relación con su estrategia y su programa de auditoría.
Justamente, uno de los valores añadidos que ha otorgado la ISO es la facilidad a la hora de integrar los sistemas de gestión y auditorías.
¿Es posible solucionar los incumplimientos que se hayan detectados durante la auditoría para así evitar las no conformidades?
Pueden ser muchas las ocasiones en que se dé la situación de que, precisamente en el momento en el que se detecta algún incumplimiento, la empresa auditada pueda solucionarla a medida que va transcurriendo la auditoría.
Sin embargo, el auditor tiene el deber de recordar al auditado que la finalidad de la auditoría es evaluar la eficacia de los procesos y, por ello mismo, ante estos fallos sistemáticos deben definir acciones correctivas las cuales en el futuro eviten que esos incumplimientos vuelvan a ocurrir.
¿Cuál es la solución cuando un auditor resulta no ser adecuado para llevar a cabo una auditoría o no hay una buena comunicación ni resolución de conflictos?
Es fundamental que la relación existente entre el auditor y el auditado esté basada en la profesionalidad y confianza mutua. Si por cualquier motivo (personalidad del auditor, desencuentros, enfoque auditorías, etc), el auditado no está cómodo con el auditor, puede pedir la sustitución por otro.
Esto último sería posible siempre y cuando la empresa tenga contemplado ese riesgo y existan más auditores capacitados.
¿Por cuál motivo el auditor no puede realizar consultoría durante la auditoría?
Se puede dar la situación en la que las empresas auditadas muestren su malestar debido a que el auditor conoce cómo se resuelve los incumplimientos, pero no explican cómo hacerlo. La explicación a ello es la siguiente: el propio auditor no puede cruzar la línea hacia la consultoría puesto que, si por lo que sea las acciones que aconseja a la empresa auditada no funcionan finalmente, en la siguiente fase de auditoría tendría que anotar una no conformidad contra sí mismo.
¿Debe hacerse todos los procesos de una auditoría interna a la vez o se puede dividir en varias auditorías a lo largo del tiempo?
La empresa auditada es quien elige cómo quiere realizar las auditorías. Según las normas de sistemas de gestión las auditorías deben efectuarse en intervalos planificados para proporcionar información sobre la conformidad de gestión con los requerimientos establecidos y para confirmar su implementación y mantenimiento.
Lo más frecuente es realizar las auditorías completas dentro del propio plan de auditoría pero cada vez se da más la situación en que se van realizando las auditorías por períodos.
Fuentes consultadas:
Autora:
Eva Ojeda Luque – Técnico Superior PRL de MetaContratas
