¿Qué documentación debo conservar y por cuánto tiempo?
De acuerdo con el artículo 23 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, las empresas deben mantener disponible para la autoridad laboral toda la documentación relacionada con sus obligaciones en esta materia.
Asimismo, el Real Decreto Legislativo 5/2000, que regula la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, establece que las infracciones en prevención de riesgos laborales prescriben en un plazo máximo de cinco años. Por tanto, se recomienda conservar la documentación CAE al menos durante este período para responder a posibles auditorías, inspecciones o reclamaciones legales.
No obstante, en algunos casos, la normativa exige un plazo de conservación más prolongado, como, por ejemplo:
● Historial médico de trabajadores expuestos a riesgos específicos:
Según la normativa sanitaria, los resultados de la vigilancia de la salud deben conservarse durante 40 años tras la finalización de la exposición a agentes como el amianto o sustancias cancerígenas.
Dado que los plazos varían según el tipo de documento, es fundamental contar con un sistema que permita clasificar y gestionar adecuadamente estos plazos.
¿Quién es responsable de conservar la documentación CAE?
La custodia de la documentación CAE implica diferentes niveles de responsabilidad:
● Empresa principal o titular del centro de trabajo:
Tiene la obligación de garantizar que todas las empresas concurrentes cumplan con las normativas de prevención de riesgos laborales y proporcionen la documentación requerida.
● Contratistas y subcontratistas:
Deben entregar la documentación de su empresa y la de sus trabajadores al titular del centro de trabajo. Además, deben asegurarse de que esta información esté actualizada y sea correcta.
● Servicios de prevención externos:
Aunque estos servicios pueden gestionar y coordinar aspectos relacionados con la CAE, la responsabilidad última sobre la conservación y custodia de la documentación CAE recae en la empresa contratante.
¿Qué ocurre en caso de cese de actividad?
En caso de que un empresario cese su actividad deberá garantizar la transferencia de la documentación al nuevo titular. Si el cese de la actividad se produce sin sucesión, la empresa deberá notificarlo a la autoridad laboral competente, haciendo entrega a ésta de toda la documentación y registros relevantes.
Sanciones por incumplimiento en la conservación de la documentación CAE
El incumplimiento de las obligaciones de conservación y custodia de la documentación CAE puede acarrear graves consecuencias legales y económicas, según lo estipulado en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Estas sanciones varían según la gravedad de la infracción:
• Infracciones leves: Por ejemplo, retrasos en la entrega de documentación o la falta de algunos datos en los registros. Las multas pueden oscilar entre 60 y 625 euros.
• Infracciones graves: No coordinar las actividades empresariales, no conservar la documentación requerida o no actualizarla. Estas sanciones pueden alcanzar los 6.250 euros.
• Infracciones muy graves: Situaciones en las que el incumplimiento de la CAE derive en accidentes graves o muy graves. Las sanciones económicas pueden superar los 187.515 euros, y en casos extremos, los responsables pueden enfrentar consecuencias legales penales.
Además, las empresas también pueden enfrentar daños reputacionales y la paralización de sus actividades hasta que se regularice la situación.
Digitalización de la documentación: una solución eficiente
La digitalización es una herramienta clave para optimizar la gestión de la documentación CAE. No solo facilita el cumplimiento legal, sino que también asegura una custodia eficiente y accesible.
Ventajas de la digitalización:
- Ahorro de espacio físico: Reduce la dependencia de archivadores y salas de almacenamiento físico.
● Acceso rápido y sencillo: Permite consultar documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
● Mayor seguridad: Los sistemas digitales protegen los datos frente a extravíos, robos o deterioro.
● Reducción de costes: Minimiza los gastos asociados al almacenamiento y la gestión manual.
● Mejor organización: Centraliza toda la documentación en un único sistema.
● Cumplimiento normativo garantizado: Facilita auditorías y actualizaciones constantes.
El uso de plataformas especializadas, como Metacontratas, ofrece soluciones integrales para la gestión documental, permitiendo el control, almacenamiento y seguimiento de todos los archivos relacionados con la CAE. Estas herramientas no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también minimizan riesgos y simplifican el cumplimiento legal.
Fuentes y enlaces de interés:
Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social – RD 5/2000, de 4 de agosto
Ley de Prevención de Riesgos Laborales – Ley 31/1995, de 8 de Noviembre
