Todo sistema de gestión necesita de la mejora continua del sistema. En búsqueda de este progreso, los profesionales que afrontan las auditorías en sus organizaciones, ya sean internas o externas, a menudo perciben el proceso como un juicio que tienen que sufrir y padecer cada “x” tiempo, y no como lo que realmente son las auditorías: herramientas de mejora.
En nuestro artículo “¿Cuáles son las certificaciones ISO que mi empresa puede obtener?” ya hablamos de las normas ISO para la gestión de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud. Ahora te contamos cuáles son los principales errores que cometemos durante el proceso de implantación y de auditoría de nuestros sistemas de gestión y cómo evitarlos para conseguir afrontar una auditoría con éxito.
Principales errores a evitar en un proceso de auditoría.
Error #1: concepto erróneo de las auditorías. Cuando se realiza una auditoría, sobre todo externa, existen grandes momentos de tensión y nervios muchas veces motivados por la concepción equivocada de la auditoría como un examen temido que tiene que ser aprobado.
En primer lugar, las organizaciones tienen que entender el proceso como una herramienta de seguimiento y de mejora de los sistemas de gestión propios. Esto implica dejar en segundo lugar otros intereses relacionados con la obtención de la certificación como requisito necesario para conseguir otra serie de beneficios como pueden ser el trabajar con determinados proveedores, etc.
Además, sin ser menos importante que lo anterior, otro error muy común es que los profesionales encargados de afrontar la auditoría se lleven al lado personal el proceso. En nada beneficia el hecho de creer que se evalúa el trabajo realizado por uno mismo durante todo un año.
La auditoría, en todo caso, evalúa la implantación de los sistemas de gestión conforme a lo establecido en una determinada norma para así lograr una mejora estructural y organizativa de la empresa. Y si atendemos a la lógica, debería resultar impensable que la consecución de tal objetivo pueda recaer sobre una única persona de la organización.
Error #2: preparar la auditoría. Cuántas veces hemos oído eso de “hasta dentro de dos semanas no puedo dedicarme a otra cosa que no sea preparar la auditoría”.
Tener que preparar la documentación y todo lo necesario para superar una auditoría justo antes de la fecha estipulada no significa otra cosa que una falta de implantación del sistema de gestión.
Para las empresas, es una pérdida de valor y de recursos el hecho de no tener un sistema de gestión real y cuya planificación sea realizada durante todo el año, trabajando sobre el proceso, las acciones a realizar y consiguiendo así implicar a todos los miembros relacionados con el sistema.
Para los profesionales responsables del sistema de gestión auditado, el tener que preparar todo lo que no se ha llevado al día en un mes significa mayor estrés, acumulación de otras tareas que se dejan de lado mientras tanto y, en definitiva, sufrir el proceso hasta que llega la fecha de la cita con la persona auditora.
Insistimos, el superar de esta forma una auditoría, nada tiene que ver con tener implantado un sistema de gestión eficaz y real.
Error #3: entender las no conformidades como un fracaso. Cuando en un sistema de gestión se dan no conformidades, es que se ha detectado el incumplimiento de algún requisito de dicho sistema. ¿Es esto un fracaso? Rotundamente no.
En cualquier organización y sea cual sea el sistema de gestión, calidad, ambiental, seguridad y salud laboral…, estos maduran con el tiempo a medida que sucede el análisis de las causas de las no conformidades, su corrección y las distintas acciones correctivas para evitarlas.
De esta forma, un sistema de gestión recientemente implantado es posible que sufra un mayor número de no conformidades o, sin llegar a ser no conformidades, un mayor número de oportunidades de mejora detectadas en comparación con un sistema de gestión maduro.
En este sentido, resulta fundamental que no se maquille la realidad en búsqueda del objetivo “cero no conformidades” porque lo único que se consigue con ello es carecer de una mejora continua de los sistemas.
Las no conformidades y oportunidades de mejora se irán reduciendo en el tiempo por sí solas con el trabajo y la correcta implantación de los sistemas de gestión en cada organización. En este sentido, la clave puede estar en una cita de Henry Ford: “el único error real es aquel del que no aprendemos nada”.
Error #4: una dirección poco involucrada con el valor de los sistemas de gestión. Para la correcta implantación de los sistemas de gestión, la dirección tiene que estar implicada en el proceso aportando la visión adecuada al resto de la organización.
Ayuda a lo anterior el tener siempre presentes los principios que establece la norma ISO 19011 para realizar una auditoría efectiva y confiable:
- Integridad, siendo la base del profesionalismo.
- Presentación honesta, mostrando los resultados de la auditoría de una forma detallada y veraz.
- Cuidado profesional, teniendo el auditor especial profesionalidad durante la auditoría.
- Confidencialidad, estando seguro el auditado de que su información no se difundirá.
- Independencia, siendo la base a seguir para que la auditoría sea imparcial y objetiva.
- Enfoque basado en evidencias, a través de un método racional con el que se consiguen los resultados de la auditoría y, además, que los mismos sean confiables.
En resumen, para conseguir crear valor como parte del proceso de superación de una auditoría de sistemas de gestión, resultan fundamentales factores como:
- Entender el objetivo de la auditoría como herramienta de mejora continua.
- Perseguir una visión y una cultura organizativa que incluyan en el proceso a todos los miembros, no solo a la hora de implantar acciones sino también como fuente de participación y posibles sugerencias de mejora.
- Establecer métodos de trabajo sistemáticos, sencillos y ordenados en base a una mejor consecución de los objetivos y un fácil análisis de los resultados.
- Incorporar el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) para facilitar la comprensión y aplicación del programa a la organización.
Fuentes y enlaces de interés:
Sonia Cienfuegos, Nieves Gómez, Yolanda Millas, [2021]. “Guía para la realización de las auditorías internas de los sistemas de gestión”. [Aenor].
Blog Escuela Europea Excelencia. “Iso 19011: cómo evitar los 6 errores más comunes de una auditoría”.
Autora:
Irene Gómez Pavón – Técnico Superior PRL en MetaContratas.
