Como ya sabemos, la gestión de la documentación necesaria en materia de Coordinación de Actividades Empresariales es la tarea más tediosa de esta actividad, ya que, cada vez, las empresas que contratan o subcontratan a otras empresas solicitan más documentos para cumplir con la ley.
El RD 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, establece las disposiciones mínimas que deben cumplir los diferentes empresarios que coinciden en un mismo centro de trabajo, para prevenir los riesgos laborales derivados de la concurrencia de actividades de las distintas empresas.
Una de las disposiciones que establece este Real Decreto es el deber de intercambio de información, la cual debe ser real, actualizada y suficiente, sobre los riesgos concretos de la actividad que puedan afectar al centro y a los trabajadores de otras empresas.
Esta obligación de intercambio de información ha derivado en la gestión de cantidades impensables de documentación, que ya no sólo se ciñen a la Prevención de Riesgos Laborales, sino que se extiende a otras áreas de la empresa (Administración, Recursos Humanos…).
La documentación que se gestiona es tanto a nivel de empresa, como de empleados y máquinas, por lo que, cuando una empresa tiene un gran volumen de empresas y empleados subcontratados, el volumen de documentos puede ascender a miles.
Además, no sólo hay que recibir esa documentación, sino que hay que comprobar que es correcta y vigente, así como solicitar que se actualice cuando esta expire, etc.
Teniendo en cuenta todos estos factores, es evidente que el volumen de trabajo que se deriva de esta gestión es muy elevado, suponiendo para la empresa una gran inversión de tiempo, esfuerzo y dinero.
MetaContratas es una aplicación web que ayuda a gestionar toda esta documentación, para facilitar el cumplimiento de la legislación. En MetaContratas tendrás todos los documentos centralizados, pudiendo comprobar que cumplen con los requisitos establecidos, así como la vigencia de los mismos.
Es cada empresa subcontratada la que accede a la aplicación para aportar todos los documentos que la empresa principal solicita. Además, las empresas reciben avisos periódicos cuando los documentos estén a punto de caducar, para asegurarnos de que todas las empresas tengan la documentación actualizada.
Por su parte, la empresa principal, podrá conocer en todo momento que las empresas que subcontrata tienen la documentación correcta y vigente.
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